Dans nos trois précédents articles, nous avons abordé les modalités de l’audit de surveillance Qualiopi, présenté les non-conformités les plus fréquentes et proposé une méthode en 10 étapes pour bien préparer votre audit à venir.
Pour clore cette série sur une note positive et surtout sur un crédo qui nous est cher au sein de notre équipe d’experts, nous allons défendre l’idée d’une simplification de vos processus.
Mais comment faire simple tout en restant conforme aux exigences de Qualiopi ?
Qualité n’est pas nécessairement synonyme de compliqué
Dans mes missions d’audit, comme dans mes accompagnements j’entends souvent mes clients se plaindre de la lourdeur administrative générée par les exigences de Qualiopi.
J’entends cela bien sûr mais selon moi cette lourdeur est amplifiée par deux facteurs :
- Une mauvaise appréhension de la logique de construction du Référentiel
- Et peut-être l’absence d’une phase de réflexion en amont de la création des processus de l’organisme.
OBJECTIF 1 : COMPRENDRE QUALIOPI
À y regarder de plus près, que demande Qualiopi que la règlementation de la formation professionnelle ne demande pas déjà d’appliquer ? Que demande Qualiopi que Datadock ne demandait pas déjà de déployer ?
Et surtout que demande Qualiopi qu’une logique de satisfaction de ses apprenants et clients ne vous soufflerait pas de proposer ?
J’aimerais partager avec vous une infographie qui présente l’enchaînement des critères de Qualiopi.
(Cliquez sur l’image pour l’agrandir)
Les critères de Qualiopi servent à préciser dans quelle phase du processus de formation l’on se trouve au moment où l’on vient vérifier que l’indicateur est conforme.
Ces critères décrivent donc de façon logique les différentes étapes de préparation et de mise en œuvre d’une action de formation depuis le 1er contact jusqu’à la vérification de la satisfaction des personnes qui la reçoivent, la financent ou l’animent.
Le critère 6 lui est représenté au centre car grâce aux informations qu’il lui demande de collecter, il permet à l’organisme d’être performant sur tous les autres points.
Sans interaction avec votre environnement, sans information sur ce qui en fait les enjeux et la règlementation pas de prestation possible.
Si l’on va plus loin et que l’on ajoute aux critères les indicateurs qui les composent, alors voici ce que cela donne :
(Cliquez sur l’image pour l’agrandir)
On comprend mieux pourquoi certaines exigences peuvent à première vue paraître se répéter (par exemple entre le critère 2 sur la Conception et 3 sur la mise en œuvre).
On comprend également pourquoi l’on peut tout à fait présenter plusieurs fois certains éléments de preuve sans être redondant.
Par exemple, un même document peut servir au recueil des besoins et attentes du bénéficiaire et à son positionnement, rien ne s’y oppose. On présentera les questions sur les attentes à l’indicateur 4 et celles sur le positionnement à l’indicateur 8.
On peut également justifier de la définition de ses objectifs opérationnels et évaluables (Ind. 5), de la définition des contenus et modalités de formation (Ind. 6) et de la possibilité d’adapter sa formation lors de sa mise en œuvre (Ind. 10) grâce à un même séquençage pédagogique.
Comprendre que Qualiopi fonctionne comme une boucle d’amélioration continue permet donc tout à la fois de lui reconnaître une pertinence et un sens.
Ce n’est pas une liste à la Prévert d’exigences décorrélées. Chaque critère interagit avec le suivant et beaucoup d’indicateurs se répondent de façon logique pour optimiser en permanence le fonctionnement de votre organisme.
OBJECTIF 2 : RÉFLECHIR SUR MES PROCESS EXISTANTS ET DÉDRAMATISER !
Vous avez obtenu votre certification avec succès, alors pourquoi changer mes processus me direz-vous ?
Eh bien parce que ce n’est pas un sprint qu’il vous faut courir, c’est un marathon.
Et l’opérationnel va très vite reprendre le dessus par rapport aux bonnes intentions que vous vous êtes fixées lorsque vous avez défini vos process initiaux.
Respecter les exigences de Qualiopi ne signifie pas devoir complexifier son quotidien.
Avant Qualiopi vous communiquiez sur vos prestations, vous prépariez vos actions de formation en fonction des besoins de vos clients et de leur niveau initial de compréhension, vous formalisiez tout cela dans une convention ou un contrat, vous formiez dans des conditions adaptées, vous évaluiez la compréhension de vos apprenants durant et à l’issue de votre prestation, vous cherchiez à savoir s’ils étaient contents de vos services ?
Bonne nouvelle tout cela reste le cœur de ce que vous devez démontrer lors d’un audit !
Vous faisiez appel à des intervenants internes et externes et en bon gestionnaire de centre de profit vous évaluiez leurs compétences et le maintien de celles-ci ? Qualiopi ne demande pas autre chose.
Vous ne réalisiez pas de veille avant Qualiopi ?
Ah bon ? Vous êtes sûrs ? Pas même sur LinkedIn, en étant abonné à des revues ou en participant à des conférences ?
La seule chose qui change finalement c’est de devoir organiser cette veille et d’en faire réellement quelque chose.
Contraignant peut-être. Utile à n’en pas douter !
Et puis, chez Veille Formation, nous sommes là pour vous y aider.
Vous ne suiviez pas d’aussi près les suggestions et retours de vos parties prenantes ?
C’est vrai que cela demande un peu de temps et d’analyse, mais là encore c’est une chance pour votre organisme de conserver voire développer sa clientèle.
Donc la vraie question à se poser : comment puis continuer à faire tout cela le plus simplement possible ?
Associez vos équipes et partenaires à cette réflexion.
Vous avez désormais un peu de recul sur vos pratiques. Pourquoi faire en 3 documents ce que l’on peut faire en 1 ?
RA-TIO -NA-LI-SEZ !
Moins de traitement signifie plus de temps pour l’analyse et pour former.
Pourquoi complexifier les circuits de transmission des informations ou de décision si cela n’est pas nécessaire ?
Responsabilisez vos équipes et comme la confiance n’exclut pas le contrôle (ni l’auto-contrôle d’ailleurs) faîtes un petit check-up interne de temps en temps pour éviter les dérives.
Vous travaillez régulièrement avec les mêmes donneurs d’ordre ou financeurs ?
Plutôt que de leur adresser une enquête à l’issue de chaque session de formation (qui restera d’ailleurs sûrement sans réponse), pourquoi ne pas organiser un RDV bilan au semestre ? Cela vous permettra en plus de leur parler de vos nouveaux thèmes de formation et de tirer un plus grand bénéfice de leurs retours directs !
OBJECTIF 3 : S’APPUYER SUR DES RESSOURCES INTERNES OU EXTERNES
Saviez vous que parmi vos collaborateurs, certains sont peut-être des geeks ou tout simplement ont des appétences pour les outils qui peuvent vous permettre d’automatiser vos process ?
C’est le moment de leur confier une mission : réduire l’utilisation du papier, supprimer les copier-coller inutiles de votre liste de tâches et offrir aux données que vous collecter une vraie valeur ajoutée.
Que vous choisissiez d’utiliser un logiciel de gestion de la formation ou simplement des outils gratuits (comme nous en présentons souvent au sein de notre rubrique Veille Technologique), automatiser les process qui ne nécessitent pas d’être repensés à chaque formation, est forcément une excellente idée !
Là encore, faîtes simple.
Si vous devez choisir un outil, choisissez-le en fonction de la taille, de la réalité et éventuellement des projets de votre organisme. Vous allez l’utiliser au quotidien, il doit être adapté.
Et parfois, simplifier c’est aussi déléguer pour gérer l’administratif, investir sur un renfort interne ou même externe : il y a désormais beaucoup d’assistantes administratives spécialisées dans l’accompagnement des OF avec une excellente connaissance de Qualiopi.
OBJECTIF 4 : FIXER SES PROPRES RÈGLES ET S’Y TENIR
On peut respecter les exigences de Qualiopi tout en choisissant ses niveaux et fréquences de contrôle ou d’alerte. Si, si !
Vous aurez remarqué par exemple que (pour le moment) rien n’est indiqué dans le référentiel ou le guide de lecture quant à la fréquence de l’évaluation des intervenants ni à la forme que doit prendre cette évaluation.
Fixez vos critères par écrit et suivez-les !
Par exemple, si un intervenant obtient des évaluations inférieures à X/10 sur les enquêtes apprenants, alors cela déclenche une évaluation en situation.
Dans le cas contraire, un simple entretien tous les 18 mois sera suffisant (attention toutefois d’y associer un document).
Ce n’est bien entendu qu’un exemple mais si vous avez une équipe très importante de formateurs, il est illusoire de penser que vous allez pouvoir tous les évaluer en situation ou avec le même degré de vigilance chaque année.
De la même manière, en ce qui concerne les retours des parties prenantes : fixez par écrit vos seuils d’alerte de façon à distinguer ce qui doit être traité ou non.
Prendre en compte les suggestions des apprenants ne signifie pas s’y plier automatiquement. Là encore, vous pouvez appliquer des critères pourvu qu’ils soient formalisés. ex. prise en compte de la suggestion si émise par plus de X apprenants dans une même session.
Pourvu que ces critères soient écrits et respectés systématiquement, l’auditeur ne pourra que vous féliciter de vous être approprié à échelle pertinente la notion d’amélioration continue.
Car NON l’amélioration continue ne signifie aucunement être noyé dans une paperasse improductive.
L’amélioration continue signifie avoir réfléchi et optimisé ses process de façon à toujours satisfaire ses clients.
Je rajouterai enfin que l’amélioration de vos process vous permettra de ne pas épuiser inutilement vos équipes, d’anticiper les changements du secteur de la formation, et bien sûr d’avoir du temps pour l’essentiel à savoir votre cœur de métier !
