L’intelligence artificielle est indéniablement une révolution en marche. L’avènement de technologies telles que ChatGPT a inauguré une ère de solutions génératives de qualité variable.
Ces technologies continuent de s’améliorer graduellement, mais après une première vague d’engouement très fort, leurs imperfections, les challenges d’adoption sur des cas d’usages variés et la réalité des retours sur investissement ont ramené beaucoup d’enthousiastes à des positions plus modérées, tout au moins sur la vitesse à laquelle cette révolution allait changer nos vies.
En effet, bien que l’IA ait déjà pris une place importante dans le quotidien de beaucoup, nous aidant à rédiger des textes, trouver de l’inspiration, répondre à une question de manière plus directe qu’un moteur de recherche, son application au quotidien professionnel se heurte souvent à des problématiques de qualité et pertinence, engendrant finalement plus de révisions chronophages que de temps gagné. Ce constat s’est fait dans tous les secteurs, y compris celui de la formation professionnelle.
Spécialiste de ce secteur, Dendreo dresse un panorama des gains réels et substantiels de l’IA pour les organismes de formation.
L’IA comme assistant pédagogique
La pertinence de l’intelligence artificielle augmente proportionnellement à sa spécialisation, et à la richesse du contexte qui lui est fourni (ainsi qu’avec la puissance de calcul qui lui est consacrée). Assez naturellement, les premiers à avoir implémenté des cas d’usages intéressants ont été les LMS (plateformes e-learning). Forts des nombreux contenus pédagogiques déjà présents sur ces solutions, ils ont pu rapidement proposer des fonctionnalités d’assistance à la génération de contenus similaires, ce qui est un gain de temps précieux pour les équipes pédagogiques.
En plus du fond, l’IA est également capable d’assister les formateurs dans la réalisation rapide de supports esthétiques. Plusieurs technologies ont fait leur apparition, certaines directement au sein des outils historiques tels que Microsoft PowerPoint, pour assister les équipes pédagogiques à mettre en forme et illustrer leurs idées.
Certains LMS sont également capables d’adapter la forme et l’ordre de présentation d’un contenu à chaque apprenant, tout en conservant un fond commun, permettant ainsi de personnaliser le parcours et le rythme d’apprentissage aux goûts de chacun pour une expérience apprenant améliorée.
En revanche, jusqu’à présent, aucune application de l’IA n’avait encore permis d’améliorer le quotidien du personnel de gestion des centres de formation. C’est justement ce que propose Dendreo à ses utilisateurs.
L’IA au service des organismes de formation
Dendreo, qui fait partie du groupe Septeo, est une solution de gestion destinée aux centres de formation. Très complète, la plateforme couvre l’ensemble des besoins des professionnels de la formation : gestion administrative, commerciale, documentaire, financière, qualité… Elle équipe aujourd’hui des organismes de formation de toutes tailles et fait partie des leaders du marché.
En 2024, Dendreo a mis l’IA au cœur de son développement afin de proposer enfin des cas d’usages pertinents, sources de gains de temps majeurs pour ses utilisateurs. Pour ce faire, l’équipe a pu compter sur Brain, un laboratoire IA lancé par Septeo, ayant vocation de permettre à ses solutions logicielles d’implémenter cette technologie via des modèles IA hébergés en France, de manière sécurisée et soucieuse de la protection des données personnelles de ses utilisateurs.
Après plusieurs mois de développement, Dendreo a lancé à l’automne 2024 une suite de fonctionnalités propulsée par l’IA, intégrée de manière native et transparente au sein du logiciel.
Un assistant à l’élaboration du catalogue de formation
Naturellement, Dendreo a dans un premier temps implémenté des fonctions liées au cas d’usage le plus répandu de l’IA : la génération de contenu. Dans le contexte d’un ERP de gestion pour centres de formation, c’est surtout pour la création des programmes de formation composant le catalogue de l’organisme que l’usage est pertinent.
Concrètement, cette fonctionnalité native utilise tout le contexte à sa disposition pour assister l’utilisateur dans la rédaction des descriptions, objectifs, programmes, modalités, etc. de son offre de formation. L’intelligence artificielle peut également étoffer, résumer, traduire ou améliorer du contenu existant, mais aussi générer une image d’illustration adaptée et pertinente pour chaque formation.
Le rendu est de qualité, et le gain de temps est au rendez-vous. C’est également un moyen efficace d’alimenter initialement le logiciel lorsqu’on souscrit un abonnement à Dendreo. La solution est en effet capable de se baser sur des documents existants tels que des programmes PDF pour en extraire les données et rédiger les fiches des formations au format Dendreo.
La gestion des plannings et l’allocation des ressources
Une problématique récurrente des acteurs de la formation est la gestion des plannings : programmation, reports, disponibilité des formateurs, affectation des salles, gestion des créneaux récurrents…
L’IA Dendreo permet de gérer tous ces cas de manière extrêmement efficace. Des centaines de clics, menus déroulants, sélecteurs de dates et horaires sont remplacés par un seul champ texte : décrivez votre souhait, par exemple « Décale la formation à la semaine suivante, et intervertis les formateurs jeudi », et Dendreo s’exécute en quelques instants.
L’assistant permet d’ajouter, de modifier ou de supprimer des créneaux très simplement, ainsi que d’allouer des salles ou des formateurs. Le logiciel peut comprendre des ordres très complexes et effectuer des actions en masse. Tout cela est réalisable via une commande orale. Un simple clic sur le bouton « micro » de l’interface Dendreo permet ainsi de gérer toute la logistique de sa session de formation sans toucher au clavier ou à la souris.
Il est alors très facile de “dicter des ordres” divers à Dendreo : “supprime le créneau du mardi aprèm, décale la formation du jeudi en salle bleue à la semaine après Noel, et programme 1h de formation un mardi sur trois à 18h jusqu’en juin avec Henri”. L’outil peut même en profiter pour corriger notre ordre en nous indiquant avoir décalé une journée à cause d’un jour férié.
Au-delà de l’exploit technique, c’est tout simplement une nouvelle façon de travailler et de penser les interfaces utilisateurs. Nous sommes ravis de découvrir que nos utilisateurs l’adoptent très vite et qu’ils peuvent gagner jusqu’à 90 % de temps sur ces tâches chronophages. Pour des parcours de formations ou organisations complexes, le ROI est spectaculaire, explique Hadrien Kulik, fondateur de Dendreo.
L’analyse approfondie des questionnaires de satisfaction
Les questionnaires de satisfaction font partie du quotidien des OF, et sont une mine d’or pour recueillir les avis des stagiaires et faire évoluer l’offre de formation. Mais l’analyse de ceux-ci peut rapidement être chronophage, surtout quand un organisme en brasse des milliers par an.
Les questions fermées ou de type notation sont généralement faciles à traiter, mais c’est bien plus complexe quand il s’agit de questions ouvertes telles que « Merci de nous faire part de vos suggestions pour améliorer cette formation ».
Le nouvel assistant IA de Dendreo résout ce problème de manière très efficace : il est en mesure d’analyser automatiquement les milliers de réponses rédigées collectées par le logiciel pour en déceler des tendances notables et mettre en avant les points d’attention ou les meilleures suggestions des apprenants et formateurs.
Les rapports de satisfaction périodiques s’en retrouvent enrichis de suggestions et d’alertes, directement utilisables par les équipes de l’organisme de formation pour prendre les mesures correctives nécessaires ou piocher les meilleures idées.
La retranscription et le résumé des sessions live
En 2023, 39 % des formations se déroulent en ligne, dans des classes virtuelles. Dendreo propose une solution de visioconférence intégrée avec de nombreuses fonctionnalités dédiées spécifiquement aux acteurs de la formation : émargement en ligne, partage de documents, formulaire d’auto-positionnement, tableau blanc, enregistrement de la formation, branding personnalisable…
Grâce à l’IA de Dendreo, l’expérience apprenant est poussée encore plus loin : le logiciel génère dorénavant les transcriptions des sessions de formation enregistrées, et surtout permet à l’organisme de formation de les exploiter directement. Il est par exemple maintenant possible de générer automatiquement un résumé des thèmes abordés pendant la classe virtuelle, ainsi qu’une liste des devoirs à réaliser pour la semaine suivante, simplement à partir de ce qui a été dit pendant le cours. Le suivi pédagogique s’en trouve 100 % automatisé et grandement amélioré.
De plus, cette fonctionnalité est personnalisable : dans le cas d’un cours de langue, par exemple, il est possible d’obtenir une liste exhaustive du vocabulaire abordé lors du cours. Le gain de temps pour les formateurs est significatif, mais c’est aussi une fonction évidemment très utile pour les apprenants, qui obtiennent immédiatement un résumé organisé des informations importantes du cours.
La génération de quiz d’évaluation
Autre élément fondamental d’une formation qui se retrouve impacté par l’IA : l’évaluation de l’acquisition des compétences. Il existe évidemment de nombreuses méthodes d’évaluation qui varient en fonction de la formation, mais l’une des plus répandues reste le classique QCM. La création de ce type de questionnaire peut être chronophage, surtout si le formateur souhaite le personnaliser en fonction des sujets réellement abordés pendant chaque formation. En effet, lorsqu’un OF vend des formations individuelles, il est rare que deux formations soient identiques, le formateur adaptant souvent le contenu à son interlocuteur.
L’assistant boosté à l’IA développé par Dendreo permet à nouveau de gagner un temps considérable : il est capable de générer automatiquement des questions pertinentes pour chaque formation, et peut se baser spécifiquement sur le contenu pédagogique fourni (y compris les replays des classes virtuelles).
Ces questionnaires proposés par l’IA comprennent, en plus des questions, des suggestions de réponses (à la fois correctes et fausses) ainsi que des commentaires et corrigés pour les différents choix (c’est-à-dire une explication pour chaque réponse incorrecte). Ainsi, en plus d’être un outil d’évaluation, le questionnaire généré automatiquement permet également de poursuivre les enseignements pendant la phase d’auto-correction.
Si vous souhaitez essayer Dendreo, vous pouvez facilement souscrire un essai gratuit de 14 jours. Les abonnements sont sans engagement, et s’adaptent aux besoins et à la taille de votre organisme de formation.
