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L’intelligence artificielle s’invite dans les services formation, bouleversant la création de contenus, la gestion des parcours ou encore l’évaluation des compétences. Si les opportunités sont nombreuses, les risques liés à une utilisation non encadrée le sont tout autant. Et si les entreprises les plus avancées en matière d’innovations technologiques ont déjà commencé à déployer des chartes globales d’utilisation de l’IA, dédiées à l’ensemble des services et collaborateurs, le service formation – parce qu’il est au cœur de la gestion des talents – a tout intérêt à définir sa propre charte. Objectif : garantir un usage éthique, responsable et sécurisé de l’IA dans les pratiques de formation. Mais par où commencer ? Pourquoi est-elle essentielle dans les métiers de la formation ? Et comment la construire concrètement ? Découvrez nos conseils.
1. Constituer un groupe de travail pluridisciplinaire
Avant même de se lancer dans la rédaction de la charte d’utilisation de l’IA, la première étape consiste à constituer un groupe de travail afin de définir les différents acteurs qui participeront à sa création. Une charte IA ne peut pas être rédigée uniquement par la direction formation. Pour qu’elle soit crédible et applicable, elle doit refléter les réalités de terrain tout en respectant le cadre juridique, technique et éthique de l’organisation.
Mais alors, qui impliquer dans le projet ? Le service formation, bien sûr, mais aussi le ou la DPO (délégué à la protection des données), la DSI, un ou plusieurs responsables juridiques, des formateurs internes et des référents pédagogiques, un membre de la direction, un représentant du CSE… sans oublier d’impliquer plusieurs collaborateurs afin d’avoir la vision des apprenants également. Ce qui importe vraiment, c’est de rassembler un maximum d’acteurs aux profils variés pour que le groupe soit le plus représentatif possible.
2. Cartographier les usages formels (et informels) de l’IA
Pour bien encadrer, encore faut-il comprendre. L’idée ici est de lister l’intégralité de tous les cas d’usage déjà en place au sein de l’entreprise. Quels outils d’IA sont déjà utilisés (ou testés) par les équipes pédagogiques ? À quels moments du cycle de formation interviennent-ils (conception, animation, suivi, évaluation…) ? Et surtout, comment l’IA est-elle utilisée de manière « officieuse » ? Car bien souvent, les usages se développent de manière informelle, à l’initiative des collaborateurs. C’est ce qu’on appelle le « shadow IA ».
Comment ? En posant les bonnes questions. Une solution pourrait être d’envoyer un questionnaire aux différents acteurs impliqués dans le projet – d’où l’importance de variés les profils afin d’avoir un état des lieux précis des cas d’usage existants. Mais d’autres moyens permettent également de comprendre comment l’IA est utilisée. Par exemple, en organisant un atelier de partage d’expériences – il est indispensable que celui-ci se déroule en toute bienveillance et transparence, pour que chacun se sente libre de partager ses usages, même s’ils sont informels. Certains outils tels que le LMS, le SIRH, ou autres plateformes collaboratives, embarquent déjà des briques IA sans forcément que l’on en soit conscient. Il peut donc être intéressant d’analyser les outils actuels afin d’obtenir une vision plus large.
3. Définir les grands principes éthiques auxquels la charte doit répondre
Avant de fixer des règles concrètes, il est fondamental d’aligner tout le monde autour de principes structurants, qui guideront toute la rédaction de la charte. Voici quelques exemples de principes pertinents à intégrer dans cette dernière :
- Transparence : les apprenants et les collaborateurs doivent être informés lorsqu’une IA est utilisée dans leur parcours.
- Responsabilité humaine : l’IA aide, mais ne décide pas. La décision finale doit impérativement revenir aux professionnels de la formation.
- Qualité pédagogique : les contenus générés par l’IA doivent être vérifiés, adaptés, contextualisés avant d’être proposés aux apprenants.
- Éthique : les professionnels utilisant l’intelligence artificielle doivent être sensibilisés, voir formés, aux biais. Les contenus doivent être neutres et accessibles à tous.
- Respect des données : l’utilisation de l’IA et les ressources qu’elle génère doivent toujours être conformes au RGPD.
Ces grands principes servent de piliers lors de la rédaction et du déploiement de la charte. Ils doivent donc être connus et respectés de tous. Pour cela, il est recommandé de les intégrer en introduction de la charte, ou dans un encadré à part afin de les valoriser.
4. Définir des cas d’usages simples, concrets et opérationnels
Il s’agit du cœur de la charte. L’objectif : donner à chaque acteur un cadre clair sur ce qu’il peut faire, ce qu’il peut envisager avec prudence, et ce qu’il doit éviter. Les cas d’usage doivent être rédigés de façon pragmatique : trop juridique, elle risque d’être indigeste, mais pas assez précise, elle peut entraîner des erreurs. Une bonne pratique consiste à structurer les usages en trois catégories :
- Les usages autorisés sans réserve : par exemple, utiliser un outil d’IA pour générer un quiz à partir d’un module existant, créer des visuels pour un support de formation, reformuler une introduction de parcours, ou accélérer la mise en forme de documents pédagogiques.
- Les usages autorisés sous conditions : ce sont des pratiques utiles, mais qui nécessitent un contrôle humain renforcé. Exemple : générer une capsule vidéo à l’aide d’un avatar IA ou construire un parcours personnalisé à partir d’un profil apprenant. Dans ces cas, une relecture, une contextualisation ou une validation pédagogique est indispensable.
- Les usages à proscrire : certains usages doivent être écartés, car trop risqués. C’est le cas de l’évaluation 100 % automatisée sans relecture, de la génération de formations réglementaires sans supervision experte, etc.
Illustrer ces règles avec des cas d’usage concrets, tirés de l’environnement de l’entreprise, facilite grandement l’appropriation. Enfin, il est pertinent d’indiquer les outils autorisés ou recommandés au sein de votre organisation, et ceux à éviter, notamment en fonction de leur niveau de conformité RGPD ou de leur fiabilité pédagogique.
5. Faire de la charte un outil vivant et accessible
Une charte, aussi bien rédigée soit-elle, ne sert à rien si elle reste dans un dossier partagé, invisible et méconnue. Pour qu’elle devienne un outil de référence, elle doit être incarnée, visible et intégrée dans les usages du quotidien. Cela commence par la forme. Une charte de dix pages en format PDF sera peu consultée. En revanche, une version synthétique, visuelle ou interactive peut faire la différence.
Mais au-delà du format, c’est l’ancrage dans les pratiques qui fait vivre la charte. Elle doit être intégrée à différents moments de la vie des projets formation : lors de la conception d’un scénario pédagogique ou d’un nouveau parcours, dans le brief d’un prestataire externe, ou encore lors de la formation de nouveaux arrivants dans l’équipe. Elle peut être mentionnée dans les appels d’offres, jointe aux kits de démarrage, ou rappelée en début de projet.
Créer des moments d’appropriation collective est également essentiel. Plusieurs leviers le permettent : organiser une réunion dédiée à sa présentation, proposer des ateliers de mise en situation (“cet usage est-il conforme à la charte ?”), et valoriser les bonnes pratiques des équipes qui s’en inspirent déjà.
6. Penser la gouvernance de la charte et son évolution
Désigner un référent IA formation est une bonne première étape. Il ou elle peut être issu(e) du service formation, ou d’un service transversal (innovation pédagogique, digital learning, etc.). Son rôle est multiple : répondre aux questions, accompagner les équipes, alerter en cas de dérives, faire remonter les besoins d’adaptation ou de formation.
Enfin, il est important d’adopter une posture évolutive pour que la charte fasse toujours écho aux nouvelles pratiques et innovations. Prévoir une mise à jour annuelle est une bonne façon d’y parvenir. Ce rendez-vous fixe permet de l’ajuster aux nouveaux outils, aux retours d’expérience terrain, ou aux évolutions réglementaires. Impliquer à nouveau les équipes dans cette actualisation favorise l’adhésion et l’ancrage. Pour faciliter cette mise à jour, des comités de suivis, même rapides, peuvent être organisés tout au long de l’année. Ces derniers permettent d’évaluer l’efficacité de la charte, et de la mettre à jour plus rapidement si des lacunes sont constatées.
