Avoir une certification qualiopi constitue un réel avantage pour les organismes de formation. Il s’agit avant tout d’un gage de qualité qui renforce la notoriété et la fiabilité du prestataire. Le fait d’être certifiée permet également d’obtenir des financements publics et mutualisés.
Mais décrocher ce fameux sésame est loin d’être une tâche aisée. Il y a tout une démarche à réaliser et on doit se soumettre à l’audit Qualiopi. Il s’agit d’un processus d’évaluation minutieuse. L’auditeur a pour mission d’assurer la conformité de l’organisme de formation aux nombreux critères du Référentiel National Qualité (RNQ).
- Comment réduire ou éliminer le risque de non-conformité ?
- Comment réussir l’audit Qualiopi du premier coup ?
Tout prestataire de formation recherche sans doute la réponse à ces questions. Une bonne préparation, c’est la solution ! Voici quelques astuces qui permettent aux formateurs de mettre toutes les chances de leur côté.
Bien comprendre l’audit Qualiopi, c’est crucial !
Beaucoup d’organismes de formation ne comprennent pas le concept réel de l’audit de certification Qualiopi. Que faut-il faire pour améliorer son déroulement ?
Se préparer à un dialogue
Croire que pour réussir à l’audit Qualiopi, il suffit de se mettre en conformité, c’est une erreur. En réalité, ce processus d’évaluation est loin d’être une simple épreuve à passer. Il s’agit avant tout d’un exercice de communication.
En effet, un organisme de formation peut tout à fait répondre aux divers critères de qualification. Pourtant, il n’obtient pas la certification. La raison : il a tout simplement raté l’audit ?
Ce qu’il ne faut pas oublier, c’est que lors du processus, l’auditeur ne va pas uniquement vérifier tous les documents demandés. Il va également poser des questions. Les formateurs audités doivent fournir des réponses adéquates. Il faut donc se préparer à un dialogue et non à un simple contrôle technique.
Comprendre la mission de l’auditeur
L’auditeur est chargé de mener une opération encadrée par des règles précises. Sa mission consiste à vérifier que l’organisme de formation remplit les exigences de la certification Qualiopi.
Le professionnel doit donc réunir des preuves. Pour y arriver, il va analyser les documents reçus. L’auditeur va également poser des questions afin de réunir toutes les données lui permettant de prouver la conformité de l’audité.
Une réponse vague, un document manquant ou une information incomplète pourraient pousser l’auditeur à établir un rapport négatif. L’organisme de formation doit donc s’exercer à fournir les réponses attendues dans le cadre de l’audit. En général, les questions posées et les points abordés sont connus à l’avance.
Bien choisir son auditeur
Il faut s’adresser à un certificateur accrédité par le Cofrac (Comité français d’accréditation). C’est la première règle d’or à respecter. La fiabilité et l’impartialité de ces professionnels sont prouvées.
Il faut ensuite s’informer sur les prestations proposées pour trouver l’auditeur idéal. La durée de l’audit et le tarif font partie des critères à considérer. Il est conseillé de tenir compte des avis des autres organismes de formation. On peut ainsi s’assurer quant à la notoriété du certificateur et son sérieux.
Préparer l’audit Qualiopi
Comprendre le référentiel Qualiopi
C’est indiscutable ! Tout organisme de formation désireux de réussir l’audit Qualiopi doit comprendre les obligations à remplir. Il faut surtout connaître les 7 critères principaux et les 32 indicateurs. Ils ont été mis en place afin d’attester la qualité et la transparence des prestations du formateur. Connaître les exigences, c’est pouvoir s’y conformer.
Se préparer à l’audit
La première tâche consiste à réunir tous les documents exigés. Il faut aussi vérifier si les formations déjà élaborées et celles en cours de conception sont conformes aux exigences Qualiopi. Aucun détail ne doit être négligé.
Il faut souligner que la conception et la réalisation de la formation sont les points les plus contrôlés. Un formateur désireux d’obtenir la certification Qualiopi a intérêt à proposer une offre de qualité à ses clients.
Il ne s’agit pas uniquement de créer un excellent contenu pour le cours. Il faut aussi tenir compte des petits éléments qui pourraient accroître le succès des apprenants. La gestion d’assiduité en fait partie.
Edusign constitue un meilleur partenaire pour réussir cette tâche. On propose des solutions permettant de contrôler efficacement la présence des élèves à chaque session de formation. On cite entre autres l’émargement et les feuilles de présence. L’auditeur vérifie également :
- la gestion des ressources,
- le plan de développement des compétences,
- les services fournis aux personnes en situation de handicap,
- le plan d’amélioration continue. ..etc
Il est primordial donc de procéder à une vérification méticuleuse. Les organismes de formation sont aussi tenus d’anticiper les questions de l’auditeur.
Il vaut mieux écrire les questions que l’auditeur pourrait poser pour chaque indicateur ainsi que les réponses. C’est un moyen :
- d’éviter le stress le jour de l’audit,
- de pouvoir répondre rapidement,
- de fournir les réponses attendues.
Préparer la logistique
La date de l’audit est communiquée à l’avance. Une fois qu’elle est connue, il faut se lancer à la préparation de la logistique. On doit entre autres :
- préparer la salle de réunion ou le lieu d’accueil,
- réunir les matériels nécessaires comme le vidéoprojecteur et la connexion Internet…etc.
Il est aussi nécessaire de se préparer à accueillir l’auditeur comme il se doit. L’organisme de formation doit établir une relation de confiance avec le professionnel.
Demander un audit blanc ou un pré-audit
Certains certificateurs proposent à leurs clients un pré-audit ou audit blanc. Un tel processus permet d’évaluer l’efficacité de la préparation. En général, l’audit blanc se réalise à distance. L’auditeur pose des questions sur les critères et les indicateurs du référentiel qualité.
Pendant ce processus, le professionnel peut déjà détecter les non-conformités. Il prélève aussi les points qui nécessitent des corrections ou des améliorations. Il faut souligner que l’auditeur doit établir un rapport détaillé. Il ajoute dans son rapport le plan d’actions à adopter pour remédier aux non-conformités.
L’audit Qualiopi peut constituer une épreuve difficile. Mais il faut apprendre à gérer son stress. Lors de l’audit blanc, l’audité doit s’entraîner à agir avec calme. La précipitation n’est pas conseillée. Il faut prendre le temps de bien assimiler la question posée afin de fournir une réponse adéquate.
